Uznanie konferencji zależy od wielu czynników. Czy osiągnie się tworzone rezultaty, zależy m.in. od tego które wybierzemy sale konferencyjne, jak ułożymy program oraz czy uczestnicy dokładnie przygotują się do tematu. Jeżeli szukasz sali szkoleniowej lub też konferencyjnej, zobacz wynajem sal szkoleniowych. Sala konferencyjny muszą być właściwie oświetlona i przewietrzana, by uczestnicy nie zasypiali i byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien znaleźć się projektor, właściwa tablica (najlepiej interaktywna). Program konferencji również ma obowiązek być porządnie ułożony, tak żeby nie zmuszać uczestników do przesadnego wysiłku.
Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Najogromniejsze wymagania są bezsprzecznie w stosunku do uczestników zebrania, bo od nich zależy czy wskazane cele pozostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozwiązania danego problemu. Uczestnicy wygłaszający referaty muszą się adekwatnie przygotowywać, prezentacje powinny być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje mogą być przerywane przez zajęcia odprężające oraz integrujące robotników, np. paintball bądź inne gry zespołowe.
W wyposażenie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny i dostęp do Internetu. Istotną rzeczą jest też oświetlenie sali tak, aby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać bądź też napisać. W czasie tych czynności nie ma obowiązek tworzyć się cień lub odblask. W sali powinna być również możliwość powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się też rzutniki. Znaczącą rzeczą są też gniazda elektryczne i telefoniczne. Nowoczesne sale posiadają klimatyzację.